Політика конфіденційності

​

WZMH Architects цінує конфіденційність особистої інформації. Ми відповідально збираємо, використовуємо та розкриваємо особисту інформацію лише в тому обсязі, який необхідний для послуг, які ми надаємо.

​

Чому ми збираємо особисту інформацію

​

Ми збираємо, використовуємо та розкриваємо особисту інформацію про наших клієнтів, співробітників, підрядників і постачальників, а також широку громадськість, щоб надавати архітектурні послуги, а також керувати та розвивати наш бізнес. Ми намагаємося отримати згоду, перш ніж збирати будь-яку таку особисту інформацію, але якщо це неможливо, ми, за запитом, видалимо будь-яку особисту інформацію з наших записів.

​

Файли cookie веб-сайту

​

За винятком файлів cookie (електронні маркери, що ідентифікують комп’ютери, які раніше відвідували наш веб-сайт), ми збираємо лише ту особисту інформацію, яку надає відвідувач нашого веб-сайту, і використовуємо цю інформацію лише для тих цілей, для яких вона була надана. Файли cookie використовуються лише для того, щоб допомогти відвідувачам орієнтуватися на нашому веб-сайті, а не для контролю за ними.

​

Захист особистої інформації

​

WZMH вживає запобіжних заходів для забезпечення безпеки особистої інформації, включаючи, але не обмежуючись цим: безпечне зберігання в електронному та паперовому вигляді; навчання персоналу нашій політиці конфіденційності та заходам; а також забезпечення належних гарантій конфіденційності зовнішніми консультантами та агентствами.

​

У вас є питання?

​

З нашим інформаційним спеціалістом можна зв’язатися за адресою:
95 St. Clair Ave. West, Suite 1500
Торонто, Онтаріо
M4V 1N6
Телефон: (416) 961-4111 дод.200

​

​

​

Конфіденційність особистої інформації є важливим принципом WZMH Architects. Ми відповідально збираємо, використовуємо та розкриваємо особисту інформацію лише в тому обсязі, який необхідний для послуг, які ми надаємо. Цей документ описує нашу політику конфіденційності.

​

1.0 Особиста інформація визначена

​

Персональна інформація – це інформація про особу, яку можна ідентифікувати, і містить відомості, що стосуються її/її особистих характеристик (наприклад, стать, вік, дохід, домашня адреса чи номер телефону, сімейний стан), здоров’я (наприклад, інвалідність, що впливає на мобільність) або діяльність і погляди (наприклад, релігія, політика, думка чи оцінка особи). Особисту інформацію слід порівнювати з діловою інформацією (наприклад, юридична адреса особи та номер телефону), яка не захищена законодавством про конфіденційність.

​

2.0 Архітектори WZMH

​

WZMH Architects надає архітектурні послуги широкому колу клієнтів. Ми використовуємо ряд консультантів і агентств, які під час виконання своїх обов’язків можуть мати обмежений доступ до особистої інформації, яку ми маємо. До них належать консультанти з інформаційних технологій, офісний персонал з безпеки та технічного обслуговування, бухгалтери, наші страховики, компанії кредитних карток, наш орендодавець і наші юристи. Ми обмежуємо їхній доступ до будь-якої особистої інформації, яку ми маємо, наскільки це розумно можливо. Ми також запевняємо, що вони дотримуються відповідних принципів конфіденційності.

​

3.0 Чому ми збираємо особисту інформацію: основні цілі

​

3.1 Клієнти. Як і більшість архітекторів, ми збираємо, використовуємо та розкриваємо особисту інформацію про наших клієнтів, щоб обслуговувати їх належним чином. Для наших клієнтів основною метою збору особистої інформації є надання архітектурних послуг. Якщо нашим клієнтом є фізична особа, ми збираємо інформацію про критерії дизайну клієнта та передбачуване використання, фінансове становище та, для житлових проектів, сімейні обставини, щоб ми могли порадити клієнту щодо його/її варіантів.

3.2 Другою основною метою може бути збір особистої інформації від третіх сторін (наприклад, сусідів) про архітектурні плани клієнта, щоб ми могли визначити, як погляди третьої сторони впливають на архітектурні варіанти нашого клієнта.

3.3 Третя основна мета — отримати домашню контактну інформацію, щоб ми могли зв’язатися з клієнтом приватно або в екстреному порядку.

3.4 Ми рідко збираємо будь-яку особисту інформацію без прямої згоди клієнта, але це може статися в екстрених випадках (наприклад, клієнт недоступний) або якщо ми вважаємо, що клієнт дав би згоду, якщо його запитали, і це непрактично отримати згоду (наприклад, член сім’ї, який, здається, знає про проект, зв’яжеться з нами, щоб надати додаткову інформацію).

3.5 Представники широкої громадськості. Для представників широкої громадськості нашою основною метою збору особистої інформації є збір і перегляд інформації, яка має відношення до архітектурної проблеми, яка стосується наших клієнтів (наприклад, якщо вони заперечують проти проекту). Таким чином, особиста інформація зазвичай є випадковою для надання консультацій клієнту. Зазвичай це робиться за згодою особи.

3.6 Іншою основною метою збору особистої інформації про представників широкої громадськості є повідомлення про спеціальні події (наприклад, семінар чи конференція) або інформування їх про архітектурні послуги, які надає наша фірма. Наприклад, якщо це можливо, ми намагаємося збирати робочу контактну інформацію, але можемо збирати домашні адреси, номери факсів і адреси електронної пошти. Ми намагаємося отримати згоду, перш ніж збирати будь-яку таку особисту інформацію, але якщо це неможливо з будь-якої причини, ми за запитом видалимо будь-яку особисту інформацію з нашого списку розсилки.

3.7 На нашому веб-сайті ми збираємо лише особисту інформацію, яку надає відвідувач сайту, за винятком файлів cookie (електронні маркери, що ідентифікують комп’ютери, які раніше відвідували наш веб-сайт), і використовуємо цю інформацію лише з метою, для якої вона була надана нам (наприклад, щоб відповісти на повідомлення електронної пошти, щоб зареєструватися на курс). Файли cookie використовуються лише для того, щоб допомогти відвідувачам орієнтуватися на нашому веб-сайті, а не для їх моніторингу.

3.8 Співробітники, які працюють за контрактом, студенти та волонтери. Для людей, які працюють за контрактом (наприклад, тимчасові співробітники, студенти та волонтери), наша основна мета збору особистої інформації полягає в тому, щоб ми могли зв’язатися з ними в майбутньому (наприклад, для нові завдання) і для необхідного зв’язку, пов’язаного з роботою (наприклад, надсилання чеків про оплату праці, податкових квитанцій на кінець року, податкових декларацій). Приклади типу особистої інформації, яку ми збираємо для цих цілей, включають домашні адреси та номери телефонів, а також інформацію про продуктивність для огляду або рекомендаційного листа. Ми рідко збираємо таку інформацію без попередньої згоди, але це може статися у випадку надзвичайної ситуації (наприклад, спалах інфекційної хвороби) або для розслідування можливого порушення закону (наприклад, якщо крадіжка відбувається в офісі).

3.9 Підрядники та постачальники. Ми збираємо особисту інформацію про підрядників та інших постачальників та їхній персонал, щоб допомогти нам оцінити їх ефективність як для конкретного проекту, так і щодо майбутніх проектів. Ми можемо ділитися цією інформацією у взаємний спосіб з іншими архітекторами та будівельниками. Часто ця інформація збирається за згодою як частина письмового чи усного договору із залученими організаціями. Іноді застосовуються винятки для збору особистої інформації без згоди, що стосується загальнодоступної інформації, порушення угоди та порушення закону. Іноді інформація є діловою, а не особистою.

3.10  Думки третіх осіб – якщо ми маємо можливість висловити думку про роботу іншого архітектора або відповідного професіонала, нашою основною метою збору особистої інформації є збір необхідної інформації для висловлення звуку думка для нашого клієнта. За таких обставин ми можемо діяти без згоди суб’єкта думки третьої сторони, оскільки ми розслідуємо очевидне порушення закону чи угоди, а отримання згоди скомпрометувало б розслідування.

​

4.0 Чому ми збираємо особисту інформацію: пов’язані та другорядні цілі

​

4.1 Як і більшість організацій, ми також збираємо, використовуємо та розкриваємо інформацію для цілей, пов’язаних із нашими основними цілями або другорядних. Нижче наведено найпоширеніші приклади наших пов’язаних і другорядних цілей:

Виставляти клієнтам рахунки за послуги або стягувати неоплачені рахунки.

Повідомляти клієнтів та інших про нові розробки в архітектурі (наприклад, інформаційний бюлетень, надісланий на домашню електронну пошту клієнта).

Щоб повідомити клієнтів та інших про конкретну подію, наприклад семінар або прийом.

Наша фірма перевіряє клієнтські та інші файли з метою забезпечення високої якості послуг, включаючи оцінку ефективності наших партнерів і персоналу. Крім того, зовнішні консультанти (наприклад, аудитори, юристи, інформаційні технологи) можуть від нашого імені проводити аудити та перевірку якості нашої фірми, включаючи перегляд файлів клієнтів та опитування наших співробітників.

Діяльність архітекторів регулюється Асоціацією архітекторів Онтаріо, яка може перевіряти наші записи та опитувати наших співробітників у рамках своєї регуляторної діяльності в суспільних інтересах. Крім того, як професіонали, ми будемо повідомляти про серйозну неправомірну поведінку, некомпетентність або недієздатність інших практиків, незалежно від того, належать вони до інших організацій чи до нашої. Крім того, наша фірма вважає, що вона повинна повідомляти органи влади про інформацію, яка свідчить про серйозні протиправні дії. Ці звіти можуть містити особисту інформацію про наших клієнтів або інших осіб, що підтверджує занепокоєння (наприклад, неналежні послуги), хоча ми намагаємося звести таке розкриття до мінімуму. Зовнішні регулятори мають власні суворі зобов’язання щодо конфіденційності. Крім того, як і всі інші організації, різні державні установи (наприклад, Канадське митне та податкове агентство, Уповноважений з питань інформації та конфіденційності, Комісія з прав людини тощо) мають повноваження переглядати наші файли та опитувати наших співробітників у рамках своїх повноважень. За таких обставин ми можемо проконсультуватися з професіоналами (наприклад, юристами, бухгалтерами), які розслідуватимуть справу та звітуватимуть нам.

У клієнтів або інших осіб, з якими ми працюємо, можуть виникнути запитання щодо послуг, які вони отримали. Ми також надаємо постійні послуги для багатьох наших клієнтів протягом місяців або років, для яких попередні записи є корисними. Ми зберігаємо інформацію про наших клієнтів щонайменше п’ятнадцять років після останнього контакту, щоб ми могли відповідати на запитання та надавати ці послуги (Асоціація архітекторів Онтаріо також вимагає від нас зберігати записи про наших клієнтів).

Якщо WZMH Architects або її активи будуть продані, покупець хотів би провести «належну обачність» перевірки записів фірми, щоб переконатися, що це життєздатний бізнес, який був чесно представлений покупцеві. Ця комплексна перевірка може передбачати певну перевірку наших бухгалтерських та службових файлів. Покупець не зможе видалити чи записати особисту інформацію. Перш ніж отримати доступ до файлів, покупець повинен надати письмову обіцянку зберігати конфіденційність усієї особистої інформації. Доступ до особистої інформації буде надано лише авторитетним покупцям, які вже погодилися придбати бізнес організації або її активи, і лише з метою завершення належної перевірки перед закриттям покупки.

4.2 Ви можете вибрати не брати участь у деяких із цих пов’язаних або другорядних цілей (наприклад, відмовитися від спеціальних пропозицій чи рекламних акцій, оплатити свої послуги наперед). Однак ми не можемо контролювати деякі з цих пов’язаних або другорядних цілей (наприклад, зовнішнє регулювання).

​

5.0 Захист особистої інформації

​

5.1 Ми розуміємо важливість захисту особистої інформації. З цієї причини ми зробили наступні кроки:

5.2 Паперова інформація або знаходиться під наглядом, або зберігається в закритій або обмеженій зоні.

5.3 Інформація на паперових носіях передається в запечатаних конвертах або коробках із адресою перевіреними компаніями.

5.4 Електронна інформація знаходиться під наглядом або захищена програмним забезпеченням, захищеним паролем.

5.5 Електронна інформація передається або через пряму особисту адресу електронної пошти, або анонімна чи зашифрована.

5.6 Персонал навчений збирати, використовувати та розкривати особисту інформацію лише в разі необхідності для виконання своїх обов’язків і відповідно до нашої політики конфіденційності.

5.7 Зовнішні консультанти та агентства, які мають доступ до особистої інформації, повинні надати нам відповідні гарантії конфіденційності.

​

6.0 Зберігання та знищення особистої інформації

​

6.1 Нам потрібно деякий час зберігати особисту інформацію, щоб ми могли відповісти на будь-які ваші запитання щодо наданих послуг, а також для нашої власної відповідальності перед зовнішніми регуляторними органами. Однак, щоб захистити вашу конфіденційність, ми не зберігаємо особисту інформацію довше, ніж це необхідно.

6.2 Ми зберігаємо файли наших клієнтів близько п’ятнадцяти років. Наші каталоги клієнтів і контактів набагато складніше систематично знищувати, тому ми видаляємо таку інформацію, коли можемо, якщо здається, що ми не будемо звертатися до вас знову. Однак, якщо ви попросите, ми негайно видалимо таку контактну інформацію. Ми зберігаємо будь-яку особисту інформацію, що стосується нашого загального листування з людьми, які не є нашими клієнтами, інформаційних бюлетенів, семінарів і маркетингової діяльності протягом приблизно двох років після припинення публікації інформаційного бюлетеня або завершення семінару чи маркетингової діяльності.

6.3 Ми знищуємо паперові файли, що містять особисту інформацію, шляхом подрібнення. Ми знищуємо електронну інформацію, видаляючи її з нашого сервера. «Кошик» видалених електронних файлів зазвичай очищається щотижня, а жорсткі диски переформатуються, коли комп’ютер виводиться з експлуатації. Плівки резервного копіювання електронних даних знищуються приблизно через шість місяців. Крім того, ми можемо, попередньо сповістивши, надіслати клієнту частину або весь файл клієнта.

​

7.0 Ви можете переглянути свою інформацію

​

7.1 За деякими винятками, ви маєте право переглядати, яку особисту інформацію про вас ми зберігаємо. За запитом ми визначимо, які записи про вас у нас є, а також спробуємо допомогти вам зрозуміти будь-яку інформацію, яку ви не розумієте (наприклад, короткі форми, технічна мова тощо). Нам потрібно буде підтвердити вашу особу, якщо ми вас не знаємо, перш ніж надати вам цей доступ. Ми залишаємо за собою право стягувати номінальну плату за такі запити.

7.2 У разі виникнення проблеми ми можемо попросити вас надати письмовий запит. Якщо ми не можемо надати вам доступ, ми повідомимо вас протягом 30 днів, якщо це взагалі можливо, і якнайкраще повідомимо причину, чому ми не можемо надати вам доступ.

7.3 Якщо ви вважаєте, що в інформації є помилка, ви маєте право попросити її виправити. Це стосується фактичної інформації, а не професійних думок, які ми могли сформувати. Ми можемо попросити вас надати документацію про те, що наші файли неправильні. Якщо ми погоджуємося, що зробили помилку, ми внесемо виправлення та повідомимо всіх, кому ми надіслали цю інформацію. Якщо ми не погоджуємося з тим, що зробили помилку, ми все одно погодимося включити до нашого файлу коротку заяву від вас з цього приводу та перешлемо цю заяву будь-кому іншому, хто отримав попередню інформацію.

​

8.0 У вас є запитання?

​

8.1 З нашим спеціалістом з питань інформації можна зв’язатися за адресою:
95 St. Clair Ave. West
Торонто, Онтаріо
M4V 1N6
Телефон: (416) 961-4111 дод.200

8.2 Він спробує відповісти на будь-які ваші запитання чи занепокоєння.

8.3 Якщо ви бажаєте подати офіційну скаргу щодо нашої практики конфіденційності, ви можете надіслати це письмово нашому спеціалісту з питань інформації. Він підтвердить отримання вашої скарги, забезпечить її швидке розслідування та надасть вам офіційне рішення та причини в письмовій формі.

8.4 Ця політика розроблена відповідно до Закону про захист персональної інформації та електронних документів. Це складний закон, який передбачає деякі додаткові винятки з принципів конфіденційності, які занадто докладні, щоб викладати їх тут. Існують деякі рідкісні винятки із зобов’язань, викладених вище.

8.5 Що стосується більш загальних питань, Уповноважений Канади з інформації та конфіденційності контролює застосування законодавства про конфіденційність у приватному секторі. Уповноважений також виконує роль своєрідного омбудсмена у суперечках щодо приватності. З Уповноваженим з питань інформації та конфіденційності можна зв’язатися за адресою:

112 Кент-стріт
Оттава, ON K1A 1H3
Телефон: (613) 995-8210
Безкоштовний номер: 1-800-282-1376
Факс: (613) 947-6850
TTY: (613) 992-9190
www.privcom.gc.ca